Sous l’autorité des coordinateurs scientifiques, le/la chargé.e de projet DeMythif.AI les assistera dans la coordination des activités du projet DeMythif.AI et des actions de l’Institut DATAIA liées aux doctorants. Il/elle sera responsable de :·

• Faciliter le fonctionnement général des consortiums conformément aux termes de la convention de subvention et des accords de consortium. Ces fonctions couvriront une gamme de tâches liées à la gestion organisationnelle, administrative, financière et juridique des projets ainsi qu'à la communication. Le/la chargé(e)de Projet travaillera conjointement avec les services concernés de chaque laboratoire, l'Université Paris-Saclay et les partenaires du consortium et le chef de projet du programme européen MSCA COFUND ;

• Suivre les étudiants financés par le programme DeMythif.AI et accompagner les doctorants de DATAIA. Le/ la chargé·e de projet assurera la liaison avec la « Maison du doctorat » ;

• Assurer une bonne communication avec le Chargé de Projet Européen de DeMythif.AI, compléter et modifier les informations pertinentes sur le site du Portail Européen ;

• Constituer et animer une communauté de doctorants en IA, avec l'organisation de semaines d'accueil, d'écoles scientifiques d'hiver et d'ateliers avec des partenaires académiques et industriels.

Coordination et communication du projet

• Supervision de la mise en œuvre du projet et le suivi de son plan de travail ;

• Préparer, suivre et mettre à jour les outils de gestion nécessaires à la gestion du projet (guide méthodologique des procédures, modèles types de documents, plateformes collaboratives, etc.) ;

• Intermédiaire entre la Commission européenne et les consortiums sur les aspects administratifs ;

• Coanimation de réseau et des échanges entre partenaires ;

• Mise en œuvre des actions de communication interne (mailing, intranet, etc.) et externe (élaboration de communiqués de presse, animation du site internet, newsletter, communication sur les réseaux sociaux, etc.) en collaboration avec la chargée de communication de l’Institut DATAIA;

• Organisation des réunions de consortium, des conférences, des séminaires et des ateliers ;

• Rédaction des ordres du jour et des procès-verbaux des réunions et événements du consortium.

Gestion administrative et financière

• Assistance aux laboratoires et partenaires sur les aspects administratifs et financiers des projets et contrôle de l'application des règles et procédures administratives propres à MSCA COFUND et celles de l'établissement Université Paris-Saclay ;

• Respect des délais contractuels : réalisation des livrables et participation à la rédaction des rapports de gestion et d'activité ;

• Suivi des dépenses en lien avec les services compétents (décomposition et transfert des fonds, mise à jour et suivi du budget, synthèses financières internes, explication des règles financières, etc.) ;

• Vérification que les pièces justificatives sont correctement préparées et conservées par l'Université Paris-Saclay et chaque partenaire, en prévision d'éventuels audits.

• Vérification du respect des obligations décrites dans les conventions de subvention et les accords de consortium ;

• Suivi et mise à jour les documents contractuels (avenants) en lien avec les services concernés.

Suivi juridique et éthique

• Informer et conseiller les partenaires sur les questions juridiques et éthiques ;

• Assurer la bonne mise en œuvre des protocoles d'études expérimentales ;

• Assurer et organiser le suivi du comité d'éthique externe.

Activités spécifiques aux projets DeMythif.AI

• Coordonner l'organisation d'événements liés aux projets (ateliers, écoles, conférences, expositions, événements, etc.) ;

• Sensibiliser les partenaires sur des questions transversales, telles que la diffusion des résultats, le respect de l'égalité femmes-hommes, l'éthique, l'impact environnemental, le développement des liens science/société, etc.

• Participer à la diffusion et à la promotion de la recherche Cofund auprès des partenaires industriels de DATAIA, notamment en soutenant la mise en place de stages de doctorants dans les entreprises.

Connaissance, savoir

• Conduite de projet
• Fonctionnement des administrations publiques
• Gestion des finances publiques
• Analyse comptable et financière
• Maîtrise des outils bureautiques (MS Office, LibreOffice) et les outils collaboratifs
• Maîtrise de l’anglais (lu, écrit, parlé)
• Connaissance générale sur la science ouverte (données ouvertes, publications, etc..) serait appréciée
• Connaissance sur la propriété intellectuelle et la recherche éthique serait appréciée

Savoir-faire

• Gestion de projet
• Capacité d'analyse, de synthèse et de rédaction
• Reporting
• Suivi des budgets
• Évaluation et priorisation des besoins
• Respect des délais, priorisation des urgences et des règles contractuelles
• Travail en équipe et dans un contexte multiculturel
• Capacité à travailler avec les communautés de chercheurs et les laboratoires
• Capacité à diriger des réunions et à participer de manière proactive aux réseaux
• Capacité d'adaptation et de communication

Savoir-être

• Sens de l’organisation
• Sens relationnel
• Esprit d’équipe
• Rigueur/ fiabilité
• Autonomie

Diplômes et expérience

• Diplôme Master ou équivalent
• Une expérience professionnelle dans l'enseignement supérieur serait appréciée
• Une expérience dans la gestion de projet européen/ international serait appréciée notamment dans la gestion de projet de cofinancement